Aufgabe 5B – Lesen
Wie bereits erwähnt, variiert die Art und Weise der Signatur von Archiv zu Archiv. Verpackungsmaterial gibt es von verschiedenen Anbietern in unterschiedlichen Varianten. Es gibt also eine große Bandbreite an Möglichkeiten, Archivgut zu verpacken und zu beschriften. Lesen Sie den folgenden Text und lernen Sie die grundsätzlichen allgemeingültigen Faustregeln.
Verpacken
Bedeutung von Verpackungen
Die Verpackung muss immer dem jeweiligen Archivalientyp angepasst werden. Sind unterschiedliche Formate innerhalb eines Aktenverbundes vorhanden, wird sich am größten Format orientiert, so dass überstehende Bereiche in der Verpackung nicht geknickt oder gestaucht werden. Für das Verpacken von Einzelblättern eignen sich einfache Schutzumschläge oder Dreiklappmappen aus alterungsbeständigem Material. Akten aus metallenen Ordnermechaniken werden in Mappen mit einer Archivschlauchbindung umgebettet.
Alle Mappen bekommen eine Umverpackung aus säurefreiem, gepufferten Karton. Allen Verpackungen ist gemeinsam, dass sie das Archivgut vor mechanischen Einflüssen schützen. Das Archivgut ist licht- und staubgeschützt und kann für eine lange Zeit sicher bewahrt werden. Zu einem späteren Zeitpunkt lernen Sie mehr über Verpackungen.
Weitere Informationen
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Signieren
Bedeutung von Signaturen
Alle Archivalien müssen übersichtlich beschriftet werden, so dass Auffindbarkeit und Zuordnung zu einem Bestand immer gewährleistet sind. Signaturen sind wichtig für die zweifelsfreie Identifikation und belegen die Provenienz (Herkunft) der jeweiligen Akte. Welche Signatur aufzubringen ist, legt das Archiv fest.
Technik und Materialien
Beim Signieren muss darauf geachtet werden, die Archivalien, das heißt die Originalmaterialien, nicht zu beschädigen. Alle verwendeten Schreibstoffe müssen daher säurefrei, lichtecht, wasserfest und lösemittelfrei sein. Idealerweise ist eine Signatur dauerhaft aber reversibel. Deshalb finden vor allem Bleistifte Verwendung, um Archivmappen oder Kartonagen zu beschriften. Es eignen sich weiche Bleistifte der Härtegrade HB oder 2B. Sie zerkratzen weder die Oberfläche der Originale noch drücken sie sich bei sachgerechter Handhabung auf die Rückseite oder die darauffolgende Seite durch.
Kommen selbstklebende Signaturschilder zum Einsatz, so sollte niemals das Archivale beklebt werden, sondern nur Mappen oder Kartonagen. Klebstoffe können Weichmacher enthalten, die die Oberflächen von Papieren oder Einbandmaterialien irreversibel schädigen.
Zu beachten
Die Signatur auf einer Archivmappe sollte sich immer an derselben Stelle befinden, gut leserlich und sauber geschrieben. Auch die Beschriftung von Kartonagen sollte nach denselben Kriterien erfolgen, so dass sie auch aus einer gewissen Entfernung gelesen werden kann.