Helfer*innen einweisen
Die Notfallbeauftragten teilen alle Helfenden und Freiwilligen in Gruppen ein, denen spezifische Aufgaben zugewiesen werden. In einer Notfallsituation werden ggf. Archivmitarbeitende und freiwillige Helfende zusammenarbeiten. Hierarchien spielen hierbei keine Rolle – es kann durchaus sein, dass die Vorgesetzten auf gleicher Ebene in einem Team arbeiten.
Bei der Einteilung der Teams muss beachtet werden, dass nicht jede*r im Umgang mit geschädigtem Kulturgut geübt ist. Die Notfallbeauftragten sollten sich die Zeit nehmen und im Dialog mit den Helfenden abklären, welche Fähigkeiten (körperlich anstrengende oder feinmotorisch anspruchsvolle Tätigkeiten, organisatorisches oder logistisches Talent, Erfahrungen im Umgang mit Kulturgut) die einzelnen Personen mitbringen und dies bei der Verteilung der Aufgaben berücksichtigen.
Koordination der Helfer*innen im Notfall:
- Führen Sie zu Beginn aller Arbeiten eine Sicherheitsunterweisung durch.
- Bilden Sie aufgabenbezogene Teams, die dann auf eine bestimmte Materialität (Akten, Fotos, Großformate etc.) angelernt werden. Innerhalb der Teams sollten klare Absprachen herrschen und die jeweilige Aufgabe klar definiert sein.
- Führen Sie die richtigen Arbeitsschritte vor, lernen Sie die Helfenden an und geben Sie die Aufgaben dann ab. So bleiben Sie für alle anderen Personen ansprechbar.
- Sammeln Sie, gerade bei mehrtägigen Rettungsaktionen, morgens alle Teams, besprechen Sie mit allen Helfenden die Workflows und beantworten Sie Fragen. Legen Sie feste Zeiten für Absprachen und Lagebesprechungen fest, die im Laufe des Tages stattfinden. Dies entlastet die Koordination und verringert immer gleiche Fragen.
- Helfende sollten klar zu identifizieren sein. Statten Sie sie mit Namensschildern aus oder beschriften Sie Einweganzüge mit Namen und Institution.
Tipp: Besprechen Sie das Thema „Notfallvorsorge“ in Ihren Dienstbesprechungen, damit regen Sie Kommunikationsprozesse an. Alle Archivmitarbeitenden können dann überlegen, welche Rollen im Falle eines Notfalls benötigt werden und welche Rolle jede*r Einzelne bei sich sieht.