Bei der Bergung wird das Archivgut aus dem Gefahrenbereich entfernt. Während der Entnahme der Archivalien sollte der gesamte Prozess bestmöglich dokumentiert werden.
Wassergeschädigte Objekte sind vorsichtiger zu handhaben als trockene. In diesem Abschnitt lernen Sie, wie Sie dokumentieren und mit unterschiedlichen Materialien und Objekten bei der Bergung umgehen. Sie bekommen eine kurze Übersicht, wie Sie die Menge des betroffenen Archivguts einschätzen können und wie Sie die weiteren Transportschritte organisieren.
Dokumentation
Im Verlauf dieses Kurses begegnen Ihnen vier Arten von Dokumentationen. Die Grafik zeigt Ihnen, dass ineinandergreifende Dokumentationen am Bergungsort, an der Erstversorgungsstation und beim Transport im Idealfall einen Rückschluss auf einzelne Signaturen oder Objekte zulassen. Während der Bewältigung des Notfalls lässt es sich kaum vermeiden, dass die Ordnung durcheinandergerät. Mit einer aussagekräftigen Dokumentation schaffen Sie die Voraussetzungen, dass der ursprüngliche Ordnungszustand nach dem Schadensereignis wiederhergestellt werden kann. Die Dokumentation ist somit eine unverzichtbare Arbeitsaufgabe im Rahmen der Schadensbegrenzung und Schadensbehebung.
Dokumentationen können schriftlich und/oder fotografisch erfolgen. Das oben gezeigte Dokumentationsschema und die Dokumentationsvorlagen in schriftlicher Form haben sich in internen und externen Notfallworkshops sowie Notfalleinsätzen des LVR-AFZ bewährt.
Überprüfen Sie, in wieweit diese auf die Situation in Ihrem Haus anwendbar sind und erstellen Sie einen Dokumentationsworkflow für Ihre Institution. Die Art der Dokumentation richtet sich dabei immer nach dem Signatursystem der jeweiligen Institution.
Bergungsdokumentation
Die Bergungsdokumentation besteht aus einem Zettel je Bergungsbehältnis. Mit einem wasserfesten Stift wird gut leserlich festgehalten, aus welchem Magazin, welchem Regal und Regalboden die Archivalien im jeweiligen Bergungsbehältnis entnommen wurden. Halten Sie den ursprünglichen Lagerungsort fest.
Die Erfassung verfolgt das Ziel, im weiteren Verlauf der Schadensbewältigung nachvollziehen zu können, wo sich jede einzelne Archivale befindet (Auslagerung, Lufttrocknung oder Einfrieren) und in welchem Bergungsbehältnis bzw. auf welcher Palette sie gelagert ist.
Eine Vorlage, wie Sie die Bergungsdokumentation für Ihr Haus gestalten können, finden Sie hier. Das Dokument können Sie an die Gegebenheiten in Ihrer Institution anpassen.