In den Aufgaben III.4 und III.5 haben Sie gelernt, wie Sie in Ihrem Archiv eine Risikoanalyse durchführen und welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um die Risiken zu minimieren.
Doch trotz aller Präventivmaßnahmen, kann es jederzeit zu einer Notfallsituation kommen. Der Notfallplan hält Maßnahmen und Verhaltensregeln für das Eintreten eines Notfalls fest und soll eine Antwort auf folgende Fragen geben:
- Wie wird Alarm ausgelöst bzw. wer löst den Alarm aus?
- Wer wird in welchem Szenario alarmiert und in welcher Reihenfolge?
- Wer übernimmt die Koordination und wie verteilen sich die Zuständigkeiten?
- Welche Rolle wird dem Archivpersonal zuteil und wer übernimmt welche Aufgabe?
- Was sind die ersten Schritte in jedem unterschiedlichen Szenario?
- Welche Maßnahmen müssen getroffen werden in Bezug auf die Evakuierung bzw. die Bergung und die Sicherung der Dokumente?
- Sind Bergungsprioritäten festgelegt und wie ist der Umgang mit sensiblen Informationen geregelt?
- Auf welche externen Hilfskräfte kann man zurückgreifen?
- Sind Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS), wie Feuerwehren und Technisches Hilfswerk, in Ihre Planungen einbezogen?
- Wo befindet sich bzw. wo kommt man an Bergungsmaterial?
- Wo kann man kurzfristig auf Lagerkapazitäten oder Gefrierhallen zurückgreifen?
- Wie kann man den Transport der betroffenen Dokumente organisieren und auf wen kann man für den Transport zurückgreifen?
Tipp: Maßnahmen zur Nachsorge nach einem Schadensfall sind kein unmittelbares Element des Notfallplans. Dennoch ist es sinnvoll, bei der Erstellung des Notfallplans auch über die Instandsetzung des Materials und vom Notfall betroffener Räume nachzudenken und eine Auswahl möglicher Maßnahmen im Notfallordner zu hinterlegen.
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