Mithilfe der folgenden Excel-Tabelle können Sie den Risikograd für bestimmte Gefährdungen in Ihrem Haus ermitteln und diese in einer Risikomatrix visualisieren.
Laden Sie sich die Excel-Tabelle hier herunter.
Lesen Sie sich die folgenden Arbeitsanweisungen durch und schauen Sie sich das Erklärvideo zum Umgang mit der Excel-Tabelle an.
Dauer: 5:57 Minuten
- Öffnen Sie die Excel-Vorlage mit einem geeigneten Softwareprogramm.
- Tragen Sie im Kopf der Tabelle oben rechts den Namen Ihres Archivs und das aktuelle Datum ein.
- Erfassen Sie jedes Risiko in einer separaten Zeile. Greifen Sie dabei auf die “Checkliste Notfallprävention” zurück, die Sie in der Aufgabe III.1 ausgefüllt haben. Als Muster ist die erste Zeile bereits ausgefüllt: Das Beispiel greift eine Gefährdung durch Starkregen aus dem animierten Video in Kapitel 1 auf.
- Notieren Sie auch die Auswirkung, die die jeweilige Gefahr auf das Archivgut haben würde.
- Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass es in Ihrem Magazin zu einem Wassereinbruch kommt? Erfassen Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit, indem Sie einen Wert zwischen 1 und 5 auswählen.
- Wenn es zu einem Wassereinbruch kommt: Wie groß wird das Schadensausmaß sein? Wählen Sie bei „Schadensausmaß“ einen Wert zwischen 1 und 5 aus.
- Excel berechnet in Spalte G mit einer hinterlegten Formel den Risikograd.
- Notieren Sie in den Spalten H-K die Maßnahmen, die zur Risikominimierung oder Schadensbegrenzung ergriffen werden müssen, sowie Priorität und Aufwand der Maßnahmen (Auswahl über Dropdown-Menüs) und die Zuständigkeit.
- Wechseln Sie anschließend zur Visualisierung der Risiken in das Tabellenblatt „Risikomatrix“ und tragen Sie in der ersten Zeile ebenfalls den Namen Ihres Archivs und das aktuelle Datum ein.
- Übertragen Sie nun jedes Risiko in das passende Feld der Risikomatrix, indem Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit über die x-Achse und das Schadensausmaß über die y-Achse auswählen. Jedes farbige Quadrat besteht aus 36 Feldern (drei Spalten und zwölf Zeilen), so dass auch mehrere Risiken gleicher Eintrittswahrscheinlichkeit und gleichen Schadensausmaßes in die Risikomatrix eingetragen werden können. Der Wassereinbruch im Magazin steht als Muster bereits in Feld L28.
Bearbeitungshinweis: Unten rechts finden Sie einen automatischen Übertrag vom Tabellenblatt ‘Risikoanalyse’. Sie können jede “Gefahr” anklicken und mit der Maus an die richtige Position der Risikomatrix ziehen (Achtung: Kopieren funktioniert wegen der hinterlegten Formeln nicht).
Füllen Sie jetzt die Excel-Tabelle aus.
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