Sie haben einen Wasserschaden im Archiv festgestellt, die Schadensursache erkannt und ggf. abgestellt sowie – je nach Schadensausmaß – die Feuerwehr, die Polizei oder den Rettungsdienst informiert. Nun folgt die Aktivierung der hausinternen und archivspezifischen Alarmierungs- und Hilfekette und die Ausstattung aller freiwilligen Helfenden mit der Persönlichen Schutzausrüstung. Sie erfahren, welche Funktionen der/die Notfallbeauftragte erfüllt, wie funktionierende Teams gebildet und in ihre jeweiligen Aufgabenbereiche eingewiesen werden. Außerdem erfahren Sie, wie wichtig es ist, für ausreichende Verpflegungs- und Hygienemöglichkeiten nahe des Schadensorts zu sorgen.
Notfallkette und Notfallbeauftragte*r
Notfallkette
Im Notfall sind die Personen innerhalb der betroffenen Institution zu informieren, die im Notfallplan festgelegt wurden.
- Institutsleiter*in, Direktor*in
- Sicherheitsbeauftragte*r
- Notfallbeauftragte*r
- Ggf. Wachdienst
- Mitarbeiter*innen laut Alarmierungsplan
Ist die Person die man informieren möchte nicht erreichbar, sollte man den/die Stellvertreter*in kontaktieren.
Notfallbeauftragte*r
Notfallbeauftragte bekleiden eine verantwortungsvolle Position. Sie kennen das jeweilige Haus, die Bestände sowie die komplette Notfallplanung und sind in der Lage, freiwillige Helfer*innen einzuteilen und anzuweisen. Sie sind Personen, die von Mitarbeitenden akzeptiert, wertgeschätzt und deren Autorität und Kompetenz im Schadensfall nicht infrage gestellt werden.
Die Notfallbeauftragten sind Ansprechpartner*innen für alle Themen der Notfallplanung und Notfallvorsorge. Durch eine transparente Kommunikation und regelmäßige Notfallübungen werden Berührungsängste bei den Mitarbeitenden abgebaut.
Sie stellen ein Hilfe-Team zusammen und sind für dieses die direkte Ansprechperson. Die Notfallbeauftragten müssen im alltäglichen Dienst nicht zwangsläufig in der Leitungsebene der Einrichtung sein – werden aber durch diese unterstützt (Archivleitung, Verwaltungsleitung etc.). Im Notfall hat es sich bewährt, dass die Notfallbeauftragten den Einsatz vor Ort koordinieren, als Kontakt zur Leitungsebene fungieren und durch diese Entscheidungs- und Weisungsbefugnis erhalten. Da die Notfallbeauftragten mit vielen organisatorischen Aufgaben befasst sein können, sollte eine Vertretung ebenfalls mit allen Prozessen vertraut sein.
Am Schadensort lernen die Notfallbeauftragten die Helfenden an den jeweiligen Stationen an und stehen für Rückfragen zur Verfügung. Außerhalb eines konkreten Notfallereignisses unterstützen Notfallbeauftragte die Dienststellenleitung bei allen Maßnahmen der Notfallvorsorge. Sie erstellen und aktualisieren die Notfallplanung und nehmen sich der Aufgabe an, das Thema offen im Kollegium zu kommunizieren. Sie führen regelmäßig Schulungen oder (Kurz-) Vorträge durch, stehen für Fragen zur Verfügung und tragen somit dazu bei, Ängste ab- sowie Wissen und Handlungskompetenz aufzubauen. Die Notfallbeauftragten sollte sich regelmäßig weiterbilden und im Austausch mit ihrer hausinternen Notfallgruppe (je nach Größe des Hauses 2-5 freiwillige, interessierte Personen) und den Notfallbeauftragten anderer Institutionen oder dem Notfallverbund stehen.