III.4A – Risiken analysieren

Risiken analysieren. Was kann passieren und welche Auswirkungen hat das?

Die Risikoanalyse ist das zentrale Instrument eines umfassenden Risikomanagements und somit auch der Notfallvorsorge/Notfallprävention. Man kann sie als einen Prozess zur Identifikation von Gefahren, deren Ursachen und Schadensauswirkungen beschreiben. Die Risikoanalyse muss immer individuell für die jeweilige Institution erstellt werden. Es werden dabei die potentiellen Bedrohungen für das eigene Archiv systematisch und möglichst umfänglich erfasst, nach Wahrscheinlichkeit und Wirkung beurteilt, anschließend bewertet und daraus Handlungsprioritäten abgeleitet.

Die Risikoanalyse hat drei wesentliche Ziele:
1. sich die Gefahren für das Kulturgut bewusst machen (s. Erkennen von Risiken),
2. die Beseitigung dieser Gefahren bzw. die  Minimierung von Schadensausmaßen und
3. eine bessere Vorbereitung auf Gefahren, die nicht oder nur mit erheblichen Aufwänden ausgeschlossen werden können.

Eine Risikoanalyse wird immer vor dem Hintergrund des konkreten Ist-Zustandes der eigenen Einrichtung durchgeführt. Betrachtet werden dabei das Gebäude, seine Umgebung, aber auch besondere organisatorische Gegebenheiten (Beispiel: das Archiv bzw. sein Träger ist Mieter und nicht Eigentümer der Räumlichkeiten).

Eine Risikoanalyse gliedert sich in folgende Unterpunkte:

Szenarien

Ausgehend von dem Gefahrenkatalog (s. Erkennen von Risiken) wird für jede dieser Gefahren ein Szenario entwickelt und das Ereignis, seine Ursachen und Auswirkungen betrachtet.

Feststellung der Eintrittswahrscheinlichkeit

Eine Gefahr stellt nicht automatisch ein Risiko dar; sie wird erst zum Risiko, wenn sie mit einer realistischen Wahrscheinlichkeit eintreten kann. Zur Feststellung der Eintrittswahrscheinlichkeit sollte man die Frage beantworten, wie plausibel es ist, dass ein Ereignis in den nächsten 5-10 Jahren eintritt.

Bestimmung des Schadensausmaßes

Die Bandbreite des Schadensausmaßes reicht von geringen Schäden an Archiv und Archivgut bis hin zum Totalverlust von Information und Materialität des Kulturguts. Ein Aspekt bei der Bestimmung des Schadensausmaßes ist auch die Abschätzung des Aufwands, der für die Behebung der entstandenen Schäden notwendig würde bzw. die Frage, ob es Schäden oder Verluste gibt, die nicht behoben oder ersetzt werden können.

Visualisierung der Ergebnisse in der Risikomatrix

Gefährdung und Schadensanfälligkeit, Eintrittswahrscheinlichkeit und Ausmaß möglicher Schäden bestimmen den Risikograd. Setzt man die beiden letztgenannten Faktoren in einem Koordinatensystem zueinander in Beziehung, lässt sich das ermittelte Risiko visuell darstellen. Der Eintrittswahrscheinlichkeit wird ein Wert zwischen 1 (sehr unwahrscheinlich) und 5 (sehr wahrscheinlich) und dem Schadensausmaß ebenfalls ein Wert zwischen 1 (unbedeutend) und 5 (katastrophal) zugeordnet. Die Multiplikation beider Werte ergibt den Risikograd, der zwischen 1 und 25 liegen kann. Dieser errechnete Wert muss allerdings noch interpretiert werden. Eine mögliche und gängige Interpretation ist in der folgenden Matrix vorgenommen worden.

Abb. 102: Risikomatrix